Microsoft Teams сделает рабочую коммуникацию удобнее

Для того, чтобы описать, что такое Microsoft Teams очень подходит популярный в начале 2010-х термин «единое окно». Напомним, тогда принцип «единого окна» лежал в основе программы цифровизации государственных услуг. Главной целью это программы было оптимизировать документооборот и упростить взаимодействие людей с разными инстанциями, сведя всё это к походу в МФЦ и использованию единственного сайта. Переход к Microsoft Teams продиктован той же целью.

Teams – это приложение, объединяющее ранее разрозненные функции. Для обмена документацией по проектам мы традиционно использовали электронную почту, объёмную отчётность по опросам загружали на FTP-серверы, конференц-коллы проводили с помощью сервиса Zoom, а в обсуждении подробностей проектов нам помогал старый добрый телефон. Теперь все эти функции собраны в одном окне.

Teams объединяет в себе возможности мессенджера, облачного хранилища данных, совместной работы над документами и онлайн-конференцсвязи. Например, в приложении Teams сразу во время звонка или чата можно загрузить и редактировать таблицы Exсel или документы Word. Причём делать это совместно с коллегами из других регионов.

Для обмена информацией и документами по проектам c Партнёрами будут созданы отдельные каналы и группы. Инструктажи также будут проводиться в teams. Как это прежде было в Zoom, видеозаписи звонков будут доступны и после их завершения, только теперь вместе с дополнительными материалами, которые раньше приходилось досылать по электронной почте и текстовыми комментариями. Кроме того, Teams решает проблему обмена файлами: их можно добавлять в чат простым перетаскиванием, независимо от их размера.

Приятным бонусом может стать возможность работы со сторонними приложениями: в Teams доступно больше четырёхсот сервисов для организации командной работы и управления проектами. Небольшой минус в том, что большинство из них не локализованы, придётся освежить свои знания английского.

В ФОМ прошло уже несколько собраний, посвящённых внедрению Teams, и сейчас все сотрудники подключились к системе. В основном, пока используются функции звонков и сообщений, но постепенно мы переходим и к планированию рабочих задач в приложении. Так обновление планшетного интерфейса ForApp обсуждали уже в Teams, а с переходом на удалённый режим сюда же переносятся все коллективные обсуждения по текущим проектам компании. Например, в Teams мы планируем провести ближайшее собрание с Департамента сбора данных для обсуждения повестки Поле.ФОМ на следующие несколько недель. Для каждого подразделения ФОМ здесь сформирован весь список нужных для работы контактов, так что внутренняя коммуникация не сильно пострадала из-за вынужденной работы на дому: в текущих условиях Teams полноценно заменил рабочий телефон, а для кого-то и мобильный, в ситуациях, когда нужно связаться с коллегами.

Обо всех мероприятиях с использованием новой системы ФОМ пока будет оповещать наших Партнёров привычными методами, а полный переход на коммуникацию с помощью Teams скорее всего займёт несколько месяцев. Пока мы предлагаем Партнёрам освоиться с новым интерфейсом. Хорошая новость в том, что он интуитивно понятен и не смотря на многообразие функций не сложнее уже привычного WhatsApp. И так же, как и WhatsApp, доступен на любых мобильных устройствах и в браузерной версии.

Подробные инструкции по установке и настройке Microsoft Teams мы вышлем по почте, там же будет письмо-приглашение, по переходе по которому станут доступны контакты сотрудников ФОМ.